A procura por produtos de qualidade aliados a um preço competitivo tem sido cada vez mais constante no mercado varejista, o que obriga as grandes empresas a mudarem completamente sua forma de vender e principalmente de gerenciar.

Em busca de melhorias, a implementação de novos processos auxilia na condução do negócio e na tomada de decisão. Contudo, há ainda outro grande desafio, como manter a qualidade dos processos, a fim de trazer resultados positivos?

É nesse contexto que falamos sobre a auditoria de processos. A busca por otimizações nos processos envolve métodos, ferramentas e conceitos de gestão. E uma das ferramentas mais eficientes é justamente a auditoria de processos, que atua na prevenção e correção de falhas nos processos.  

A auditoria de processos como suporte à melhoria contínua

A auditoria de processos, apesar de se mostrar uma ferramenta totalmente eficaz na eliminação das não-conformidades, muitas empresas deixam de utilizá-la, talvez por falta de acesso ou conhecimento.

 Essa ferramenta é responsável por fazer uma avaliação rigorosa, a fim de assegurar que o sistema, processo, produto ou serviço cumpra os critérios e parâmetros exigidos pela empresa.

No entanto, vale ressaltar que há vários tipos de auditorias e todos eles devem ser aplicados no sistema de gestão de uma empresa, são eles:

• Auditoria contábil;

• Auditoria corporativa;

• Auditoria de qualidade de processo;

• Auditoria de fornecedores;

• Auditoria de segurança;

• Auditoria de operação de loja;

• Auditoria de logística;

• Auditoria de perdas e rupturas;

• Auditoria de pré-inventários;

• Auditoria de frente de caixa;

• Auditoria de inauguração de loja;

• Auditoria de exposição de gôndolas e balcões.

Com objetivos distintos, cada uma dessas auditorias possui características, abrangência e efeitos diferentes. Exatamente por isso que é preciso que o gestor faça um planejamento, a fim de alinhar o tipo de auditoria com os objetivos para a melhoria contínua. Essa é uma medida para assegurar que os resultados sejam mais satisfatórios e tragam tangibilidade para o negócio.

5 formas de otimizar a auditoria de processos

1 – Planejamento e objetivo

A etapa de planejamento é fundamental em qualquer ação de uma empresa. Para atingir a eficácia de uma auditoria são necessários um bom planejamento e a definição de objetivos.

Diante disso, é preciso que haja também a elaboração de um cronograma ou checklist, a fim de auxiliar no processo de auditoria.

2 – Definição de periodicidade

A partir do momento em que é elaborado o planejamento, deverá existir também um cronograma de periodicidade, isto é, uma rotina de auditorias aplicáveis. Isso ajudará na gestão e avaliação de não-conformidades, assim como na atualização do histórico de falhas encontradas e resultados obtidos ao longo do tempo.

3 – Avalie a efetividade da auditoria

Não adianta nada estabelecer critérios e definir objetivos se não há avaliações constantes de desempenho. É quase que um desperdício de tempo e dinheiro.

A auditoria de processos é um ciclo que tem como principal finalidade maximizar a eficiência dos processos, além de eliminar o que não funciona. Pode-se incluir nessa etapa mais uma auditoria, cujo objetivo é extrair conclusões.

4 – Tenha um ERP com módulo direcionado

Atualmente com a expansão tecnológica e transformação digital é possível contar com inúmeros tipos de soluções e sistemas de gestão de empresas. Contudo, um diferencial que impacta muito na geração de resultados é a funcionalidade e os módulos contidos nesse sistema.

Para empresas que querem aumentar os resultados, diminuir as falhas e reduzir custos, contar com um ERP que contenha o módulo de auditoria integrado é considerado o melhor investimento.

Como você pôde ver nesse artigo, a auditoria de processos é uma ferramenta que auxilia na melhoria contínua dos processos, uma vez que apresenta informações importantes para as tomadas de decisões.

E a sua empresa, já implementou uma auditoria de processos? Saiba como a Intersolid pode mudar esse cenário por meio da solução Octopo.

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