Uma gestão eficiente é aquela que prioriza a saúde financeira da empresa e principalmente a redução de riscos. Essas práticas organizacionais são facilmente gerenciadas a partir de uma auditoria de processos.

A auditoria de processos objetiva a avaliação e análise do plano organizacional, assim como a eficiência dos meios de execução. Como consequência, a empresa tem além da redução de custos operacionais, também a projeção de possíveis cenários de riscos, o que ajuda a evitar e lidar melhor com os desafios.

Essa ferramenta de gestão não se trata apenas de fiscalizar, mas também de assessorar e promover melhorias dentro do sistema da empresa. É basicamente um mecanismo de verificação de conformidades, que visa analisar a forma como estão sendo executados os processos e as estratégias.

6 maneiras de aumentar a eficiência da auditoria de processos

1 – Atenção ao mapeamento de processos

Antes de mais nada, é necessário ajustar e estruturar os processos existentes em todas as áreas da empresa. A partir do momento em que o responsável pela auditoria tem em mãos todas essas informações, fica mais fácil determinar quais tarefas precisam ser realizadas, além da eventual necessidade de reestruturação de processos.

2 – Mapeamento de riscos

Quando o auditor já compreende como a implementação de processos funciona dentro da empresa, é possível criar um mapeamento de potenciais riscos a serem evitados.

Ao criar cenários de possíveis riscos que podem acarretar mais problemas, a empresa consegue economizar e reduzir custos que podem se investidos em outras áreas. Mas como fazer o mapeamento de riscos?

O mapeamento de riscos pode ser feito a partir de uma profunda pesquisa do próprio gestor, que irá avaliar todo o histórico da empresa, além de analisar o fluxo de processos que é feito em todos os departamentos. Essa análise de processos é responsável por alinhar as tarefas realizadas em cada processo, assim como os objetivos definidos em cada um deles, ou seja, o gestor saberá exatamente se cada processo está atingindo as expectativas.

Da mesma forma, saberá quais são os potenciais riscos que podem interferir no alcance das metas e na obtenção de resultados. Essa análise ajuda o gestor a ter uma visão geral da situação da empresa, se melhorou, estagnou e quais os riscos que levaram a apresentar mais problemas.

3 – Garantia de controles de processos e redução de riscos

Um dos maiores objetivos da auditoria de processos é justamente assegurar que os controles internos de processos sejam suficientes para garantir a eficiência e eficácia dos mesmos.

Dessa forma, faz com que os gestores tenham maior poder na tomada de decisão, a fim de cumprir objetivos e metas, melhorando as operações, os processos e a gestão de riscos.

Nesse cenário é importante saber que todas as tarefas desempenhadas em cada processo possuem controles importantes. É a análise desses controles que irá aumentar as chances de sucesso em cada processo.

Qual é a atividade que mais impacta nesses processos? Qual a atividade de maior responsabilidade no processo? São essas atividades chamadas de controles de processo.

Um bom exemplo de atividade de controle é em um setor de contabilidade, em que ao final do processo são gerados relatórios para análise de resultados. Esses relatórios, se não forem feitos de maneira certa podem impactar negativamente na tomada de decisão.

Esse é um dos riscos que podem ser evitados por meio de uma auditoria de processos. Assim, o auditor pode identificar quais são os controles de cada processo, ajustá-los, modificá-los ou melhorá-los de acordo com os objetivos propostos.

4 – Análise do fluxo de auditoria

Geralmente o processo de auditoria em muitas empresas é trabalhoso e gera incoerências por conta de não haver uma revisão no fluxo. O fluxo de auditoria é uma ferramenta essencial que o auditor deve seguir à risca, porém se não houver um alinhamento preciso entre os objetivos da empresa e os objetivos da auditoria, pode ser considerado tempo e dinheiro perdidos.

A análise de fluxo irá reforçar a eficácia desse procedimento, pois irá ajustar e priorizar etapas de acordo com sua importância. Assim, algumas etapas do processo que não têm muita importância ou impacto podem ser removidas, a fim de economizar tempo e aumentar a performance da auditoria.

5 – Faça o checklist do fluxo de auditoria

A melhor forma de saber se um processo de auditoria é eficaz ou não é elaborar um checklist e enumerar todas as etapas que devem ser auditadas. Dessa forma, é possível registrar todos os riscos e controles ineficazes encontrados em cada etapa.

Além disso, o uso do checklist para a auditoria de processos ajuda na reunião de várias evidências que comprovam se as atividades definidas são cumpridas de maneira adequada. O resultado disso é ajudar o auditor a reconhecer e fortalecer a segurança dos controles internos de cada processo da empresa.

Em resumo, o checklist tem como finalidade identificar não conformidades e solucioná-las por meio de planos de ação que funcionam.

6 – Tenha a ferramenta ideal para isso

Para que tudo isso seja feito de forma mais prática e eficaz, ó ideal é que se tenha uma ferramenta completa que auxilie e norteie o auditor para atingir os melhores resultados.

Se você possui dificuldades para auditar os processos do seu supermercado, uma excelente ferramenta é o Isolidus Octopo do Grupo Intersolid.

Desenvolvemos uma ferramenta completa que faz uma auditoria cuidadosa e sistemática de todas as atividades relacionadas às operações de sua empresa. O maior benefício é que todos os processos serão armazenados em nuvem e com acompanhamento em tempo real.

Com o Isolidus Octopo é possível realizar a checagem do local da auditoria, criar planos de ação e checklist, alertas críticos de riscos, controles de metas de conformidades, gerenciar modelos de planos de auditorias e muito mais.

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