É fato que para a evolução de qualquer empresa, seja qual for seu porte, a produtividade, gestão de tempo e contenção de desperdícios são fatores primordiais que impulsionam o alcance aos objetivos.

A conferência de entrada de mercadorias é uma etapa que mostra se esses fatores estão sendo bem executados e se há lacunas a serem preenchidas, a fim de otimizar todo o processo.

É no setor de recebimento de produtos que a conferência de entrada de mercadorias é realizada. Nesta etapa são levados em conta a identificação de cada carga, a eficiência dos fornecedores, o remanejamento ou separação de mercadorias, conferência cega, controle de estoque, dentre outros.

Contudo, uma conferência de entrada feita de forma incorreta pode trazer sérios problemas para o seu estabelecimento. Confira e saiba como evitá-los!

4 problemas para evitar no processo de conferência de entrada

1 – Erro de cadastro de mercadoria

A etapa de conferência de entrada de mercadorias precisa ser cautelosa, pois se há conferência incorreta do código de barras, o produto não é cadastrado no sistema. Geralmente esse erro acontece quando o fornecedor muda a gramatura do produto ou em alguns casos em que um mesmo produto pode ter vários códigos de barras.

Se, nesses casos, não são utilizados coletores de dados que fazem todo o processo de forma automática, para reverter essa situação somente realizando a conferência manual.

2 – Problemas fiscais

Se por ventura, uma conferência de entrada não é feita de forma minuciosa, alguns produtos podem passar sem nota fiscal. Isso configura um grande problema com a Receita Federal e possivelmente o seu estabelecimento será alvo de fiscalização mais rígida, além de receber multas altas.

Atualmente o Governo tem controle sobre tudo o que entra em qualquer estabelecimento, por meio de documentos como a NF-e e o NFC-e. Nesse caso, para evitar esse tipo de situação, o coletor de dados é essencial para identificar e alertar o conferente sobre produtos com documentos faltantes.

3 – Falta de atenção ao vencimento dos produtos

A conferência é também responsável pela atenção a validade dos produtos, pois caso algum produto passe com validade próxima, as chances são maiores de vencerem nas gôndolas provocando rejeição dos consumidores e queda da reputação do seu estabelecimento.

Para evitar esse tipo de problema, a conferência manual de validade é ainda a melhor solução. No entanto, a aplicação de procedimentos que configuram uma entrada inteligente de mercadorias é uma estratégia que garante a integridade dos seus produtos em gôndola e a satisfação dos clientes.

4 – Furo no estoque

Quando falamos em furo de estoque, podemos relacionar com a entrada de produtos menor do que realmente é apresentado na nota fiscal. Por exemplo, se a nota fiscal apresenta 50 unidades de um determinado produto e o conferente dar entrada no estoque de apenas 45, isso já se caracteriza um furo no estoque.

Geralmente esse erro acontece por irregularidade da montagem dos pallets ou até mesmo erro técnico do conferente. Para evitar esse tipo de problema, é indicado que seja estabelecido como regra padrão a conferência cega de mercadorias.   

Como modernizar e otimizar o setor de recebimento de produtos

Muita gente imagina que otimizar os processos da empresa é o mesmo que fazer tudo mais rápido. Porém, é mais do que isso. Para tornar um processo otimizado e efetivo, é preciso que haja produtividade com aplicação de gestão estratégica. Isso significa utilizar investimentos para gerar retorno por meio de ações que realmente fazem a diferença.

No caso da conferência de entrada de mercadorias, é necessário levar em conta tanto a agilidade das atividades quanto a atenção aos possíveis problemas aqui apresentados, que ocasionam perdas de estoque.

Para implementar uma gestão estratégica no setor de recebimento da sua empresa, um software completo pode ajudar. Contudo para modernizar e otimizar os processos de conferência a utilização do coletor de dados é imprescindível.

O Grupo Intersolid desenvolveu o Incolecta, um aplicativo que dispensa o uso do aparelho coletor, que na maioria das vezes exige um alto investimento. Com essa ferramenta é possível analisar inventários, realizar o recebimento cego, impressão de etiqueta bluetooth, auditoria de gôndola, criação de checklist e muito mais.

Uma forma descomplicada, ágil e prática de gerenciar o estoque, otimizar recursos e colocar em andamento ações estratégicas de crescimento.

Conheça mais sobre o Incolecta, seu coletor de dados com você, aonde você for.

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